مكتب التوثيق والمعلومات: ذاكرة الجامعة ومحرك القرار 🗃️
يُعد مكتب التوثيق والمعلومات في الجامعة الأكاديمية (ACU) المحور المركزي لإدارة وحفظ المعلومات والوثائق الرسمية للجامعة. يهدف المكتب إلى بناء نظام معلوماتي متكامل يضمن حماية وسلامة وسهولة الوصول إلى البيانات المؤسسية والتاريخية، لدعم الشفافية وعمليات التخطيط وصنع القرار في جميع المستويات.يعمل المكتب كـ "ذاكرة" للجامعة، حيث يربط بين تاريخها وتطورها المستمر نحو مواكبة متطلبات سوق العمل الليبي الواعد.
1️⃣ المهام الرئيسية للتوثيق والإدارة
تتركز مهام المكتب في النقاط الحيوية التالية:
🗄️ أرشفة وحفظ الوثائق: الإشراف على جمع وتصنيف وأرشفة جميع المراسلات والقرارات والوثائق الرسمية للجامعة، بطريقة منظمة (رقمية وورقية).
🔒 أمن المعلومات: تطبيق إجراءات صارمة لضمان سرية وحماية البيانات والوثائق الجامعية من الفقدان أو الوصول غير المصرح به.
📜 توثيق الإجراءات: توثيق القرارات والإجراءات المعتمدة من مجلس إدارة الجامعة والإدارات العليا، وجعلها متاحة للمستخدمين المصرح لهم.
🌐 إدارة السجلات الأكاديمية: بالتعاون مع قسم التسجيل والدراسة والامتحانات، يساهم المكتب في توثيق وحفظ السجلات الأكاديمية للطلاب والخريجين.
2️⃣ دعم المعلومات وصنع القرار
يلعب المكتب دوراً محورياً في دعم القيادة المؤسسية:
📊 توفير البيانات: تجميع وتحليل البيانات الإحصائية والمعلوماتية حول أداء الجامعة (الطلاب، أعضاء هيئة التدريس، البحث العلمي) لخدمة أغراض التقييم والتخطيط الاستراتيجي.
💻 إدارة نظم المعلومات: الإشراف على الأنظمة الإلكترونية المستخدمة في إدارة الوثائق والمعلومات، وضمان كفاءة البنية التحتية المعلوماتية.
📄 إعداد التقارير: إعداد التقارير والملخصات الإحصائية اللازمة لـ مكتب ضمان الجودة وتقييم الأداء والجهات الحكومية المختصة.
